RGPD

logo

Envoi de factures dématérialisées.




Une solution adaptée pour optimiser votre temps :

Mintdoc vous permet d'envoyer vos documents, directement depuis votre logiciel (ERP, facturation, gestion commerciale, ...) de manière automatique et sans changer votre façon de travailler. Vous gagnez en efficacité, vous réduisez vos coûts de traitement et de diffusion.

 

Schéma de principe :

 

Facile d'utilisation et sécurisé :

Mintdoc est une solution qui s’installe sur le poste de l’utilisateur aussi simplement qu’un pilote d’impression (fichier, imprimer !). Une fois l’envoi validé, le document est signé numériquement (PDF/A) et crypté pour être transmis au serveur Mintdoc. Selon son contenu, le document est transmis soit par email soit publié sur le portail sécurisé Mintdoc soit transmis au centre éditique pour être imprimé et posté.

 

L'imprimante virtuelle :

Mintdoc traite vos documents en captant vos flux d’impression via une imprimante virtuelle. Vos documents pourront ainsi bénéficier automatiquement de tout ou partie des traitements proposés par Mintdoc conformément aux choix que vous aurez préalablement choisi. Vous aurez ainsi accès à plusieurs possibilités d’interaction avec vos documents :

  • Enrichissement de vos documents : Un fond de page, un verso et/ou des pièces jointes peuvent être associés à votre document original. Selon vos désirs, ils peuvent être fusionnés pour ne plus faire qu’un.
  • Découpage des documents : Mintdoc sait découper ces fichiers en fonction de règles que vous avez établi et génère autant de documents que nécessaire.
  • Génération de PDF : Mintdoc permet de générer des documents au format PDF. Selon les choix que vous aurez déterminé, le fichier est émis en correspondant à la norme PDF/A-1b (RGB) afin de garantir au mieux la pérennité de vos documents.
  • Indexation des documents : Le document confié à Mintdoc pourra être indexé au travers des métadonnées définies en fonction de vos besoins, pour chaque nature de document. Ces données seront extraites par OCRisation du document, ou de l’extraction de mots ou d’un bloc de mots (adresse, par exemple).

 

Workflow :

Le document peut être associé à un workflow impliquant l’intervention de 1 à 3 valideurs.

L’envoi ou non du document à chacun d’eux est déclenché selon des critères que vous prédéterminerez. Chacun reçoit le document nécessitant son intervention. L’émetteur et l’ensemble des signataires sont informés par mail de la suite donnée au document. L’administrateur peut à tout moment intervenir sur la poursuite du workflow. Une fois la validation obtenue, le document suit le traitement qui lui a été affecté (archivage, diffusion, etc…)

 

Dématérialisation :

La distribution par courrier électronique est le service de transmission de messages écrits et de documents le plus utilisé à ce jour. En s’appuyant sur un modèle de mail paramétrable et, optionnellement modifiable à la volée par l’utilisateur, le document est acheminé soit en pièce jointe soit sous forme d’un lien de téléchargement. Mintdoc garanti une parfaite traçabilité des envois, le tableau de bord permettant de connaître les mails ayant rencontré un obstacle à sa distribution finale.

 

Mintdoc applique aux documents que vous souhaitez, la signature électronique en votre possession, qu’elle soit installée sur votre poste ou sur une clé USB, garantissant ainsi l’origine du document. Le certificat est fourni par une Autorité de Certification et est commercialisé par divers canaux (CertEurope, ChamberSign, banques, etc…). Mintdoc peut exploiter la majorité des certificats initialement acquis à d’autres fin (appels d’offre, communication bancaire, etc…).

 

Centre éditique :

Le Centre Editique labellisé de Mintdoc prend en charge l’impression, la mise sous plis, l’affranchissement et la transmission de votre document aux services de La Poste.
Les services de courriers suivis et de courriers recommandés (avec ou sans accusés de réception) sont aussi disponibles dans notre centre éditique. Le haut niveau d’automatisation et un partenariat fort avec La Poste vous permettent de bénéficier d’économies importantes (exemple : 40% sur 2.000 factures couleur recto/verso).

 

Signature de contrât :

Faîtes signer vos contrats commerciaux ou de travail avec Mintdoc. Lors de la génération du document, associez à celui-ci les adresses e-mail et les numéros de téléphones mobiles des signataires ; chacun recevra un mail avec un lien lui permettant de se connecter à la plateforme de signature.

Après consultation du document et s’il accepte de le signer, le signataire recevra un SMS lui permettant de valider sa signature. Les preuves, intégrant un jeton d’horodatage, sont conservées 10 ans auprès de la Caisse des Dépôts et Consignation et permettront à tout moment de prouver l’identité et la date de signature.

 

Lettre recommandée électronique :

Dans le cadre de la conclusion ou l’exécution d’un contrat, alors que l’envoi d’un courrier en recommandé avec avis de réception est exigé pour constituer une preuve de l’envoi, il est possible d’effectuer cette formalité par voie électronique.

Avec Mintdoc, vous associez à votre courrier l’adresse mail et le numéro de téléphone mobile du destinataire. Un bon de dépôt est émis et horodaté à la réception du document par Mintdoc.

Un avis de mise à disposition est transmis au destinataire avec un lien lui permettant de le signer. Il reçoit alors un e-mail lui permettant de télécharger le(s) document(s) objet(s) du recommandé.

 

Le scanner virtuel :

Au même titre que l’imprimante virtuelle, des documents peuvent être scannés à partir de votre copieur multi-fonctions puis, ajoutés aux dossiers d’archivage dans le portail : facture fournisseurs, PV de recette, BL signé, Bon de commande signé,...

 

Les informations que vous souhaitez utiliser pour indexer votre document (nom du fournisseur, date, montant, etc…) sont obtenues par OCR du fichier PDF. Chaque fournisseur ayant une présentation qui lui est propre, vous pouvez créer autant de modèles que vous le souhaitez. Mintdoc saura reconnaître le modèle qu’il doit appliquer par mots-clés. Mais comme il n’est parfois pas utile de créer des modèles pour des fournisseurs occasionnels ou que l’information n’est parfois pas disponible sur la facture, il vous est toujours possible de saisir les données manuellement.

 

Le portail d'archivage :

Le Portail sécurisé permet à chaque utilisateur authentifié d’avoir accès aux documents pour lesquels il possède les droits. L’arborescence de classement des documents s’adapte à votre organisation. Les documents peuvent être facilement recherchés par leur nom, leur date d’archivage ou chacune des métadonnées associées. Chaque document peut être consulté et téléchargé. C’est aussi à travers ce portail que l’administrateur gèrera ses mises à jour, ses utilisateurs, la traçabilité des documents et les statistiques d’exploitation. La majorité des états sont exportables sous Excel.

 

Concernant le Datacenter : Avec une autonomie électrique de 72 heures, une fibre optique multi-opérateurs, un contrôle d’accès biométrique complété par un système de vidéo-surveillance, le tout supervisé 24h sur 24, 7j sur 7, toutes les conditions sont réunies pour garantir un taux de disponibilité de 99,95%.

 

Le partenariat avec Securibox : Mintdoc a signé un partenariat avec le site Securibox afin que chacun de vos collaborateurs puisse ouvrir un coffre-fort personnel et gratuit en toute indépendance. Vos collaborateurs peuvent ainsi rapatrier dans leurs coffre-forts personnels respectifs tous les documents que vous leur aurez mis à disposition dans Mintdoc, sans aucune intervention de leur part et en toute sécurité. Un coffre-fort numérique est un service qui doit être hautement sécurisé pour archiver, indexer et retrouver des fichiers numériques sensibles : documents administratifs, factures, relevés, contrats, photos, etc.